Manfaat Standar Operasional Prosedur bagi UMKM

Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan sebuah dokumen yang berisi tentang prosedur kerja secara sistematis yang harus dilakukan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Prosedur ini harus Anda taati sehingga dapat memperoleh hasil yang maksimal dengan kerja yang seefektif mungkin. SOP berfungsi untuk mengatur supaya tidak ada yang bekerja di luar sistem. Apa saja manfaat dan bagaimana cara pembuatan SOP perusahaan? Ketahui informasi lengkapnya berikut ini.

Manfaat Standar Operasional Prosedur (SOP) bagi UMKM

Standar Operasional Prosedur Penting untuk Perusahaan

SOP menjadi sebuah patokan atau pedoman dalam bekerja yang sesuai dengan tata kerja, prosedur, dan sistem kerja di perusahaan. Selain itu, SOP juga menjadi sebuah acuan bekerja sesuai dengan alat penilaian kinerja karyawan. Di dalam setiap perusahaan, Standar Operasional Prosedur memiliki peran yang sangat penting. SOP dapat menjadi sebuah pedoman untuk mengantisipasi berbagai situasi yang mungkin terjadi ketika perusahaan sedang di jalankan. Sebuah bisnis yang sedang berkembang akan mencapai konsistensi jika dapat mematuhi SOP yang telah di tetapkan.

Tanpa adanya SOP perusahaan, maka seluruh bagian di perusahaan seakan-akan tidak memiliki pedoman yang jelas dan pedoman baku. Sehingga efektivitas pekerjaan dapat menurun. Adanya SOP perusahaan sangat penting untuk mencapai keuntungan secara maksimal dengan pekerjaan yang lebih efektif.

Tujuan & Fungsi Standar Operasional Prosedur

Membuat SOP perusahaan harus memiliki tujuan tertentu. Tujuannya adalah untuk menjaga konsistensi kinerja pada setiap karyawan di perusahaan. Dalam perusahaan tertentu, seorang manajer bisa mengetahui kualitas karyawannya dari bagaimana karyawan tersebut menjalankan SOP yang berlaku. Jika seorang karyawan masih belum maksimal, maka dapat melakukan evaluasi berupa pemberian pelatihan.

Selain tujuan, SOP juga memiliki fungsi utama yaitu dapat memudahkan karyawan untuk melaksanakan pekerjaannya. Dengan berpedoman pada SOP, maka setiap karyawan akan mengetahui langkah-langkah apa saja yang harus dilakukan dan yang tidak boleh dilakukan ketika melakukan pekerjaan. Selain fungsi utama tersebut, SOP juga memiliki fungsi-fungsi lainnya yang tidak kalah penting:

1. SOP menjadi dasar hukum yang kuat apabila suatu saat terjadi sebuah penyimpangan dalam pekerjaan.
2. SOP dapat memberikan pengetahuan tentang hambatan yang akan dihadapi oleh karyawan.
3. Selain itu, SOP dapat memberikan arahan kepada karyawan agar saling menjaga kedisiplinan ketika bekerja

Cara Pembuatan Standar Operasional Prosedur

Bagi Anda yang berniat untuk membuat SOP perusahaan, berikut ini ada beberapa cara yang dapat diterapkan:

1. Langkah pertama adalah membuat susunan kerja. Langkah ini merupakan pondasi utama yang akan mempengaruhi kualitas SOP di kemudian hari.
2. Setelah itu, langkah selanjutnya adalah merencanakan alur proses. Maksud dari merencanakan alur proses ini adalah membahas hal-hal yang berkaitan dengan menentukan format SOP, membuat template dan bagaimana SOP tersebut dapat terakses.
3. Kemudian lanjut dengan melakukan wawancara kepada setiap karyawan. Hal ini bertujuan untuk mengetahui aktivitas harian karyawan dalam pekerjaan serta mengetahui bagaimana karyawan tersebut bekerja. Dengan melakukan hal ini, maka Anda mengetahui apa saja yang perlu Anda paparkan dalam sebuah SOP.
4. Langkah berikutnya setelah melakukan wawancara karyawan adalah mulai menulis SOP. Setelah SOP selesai Anda tulis, sebaiknya bahas SOP tersebut dengan pihak-pihak yang terkait. Hal ini bertujuan untuk mengetahui apakah masih ada celah atau ketidaksesuaian peraturan yang ada pada SOP yang telah Anda tulis. Jika SOP tersebut sudah teranggap baik, maka SOP sudah dapat Anda sosialisasikan kepada karyawan dan pihak lain yang terkait.
5. Setelah SOP mendapat persetujuan dan sosialisasi maka perlu melakukan pelatihan supaya SOP yang sudah Anda susun dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan apa harapan. Setelah pelatihan, Anda dapat memberikan jangka waktu selama 6 sampai 12 bulan untuk akhirnya mengadakan evaluasi. Evaluasi tersebut akan membahas apakah ada hal yang salah dalam SOP, baik akan mendapatkan tambahan atau pengurangan.

Manfaat Standar Operasional Prosedur

Dengan memiliki SOP perusahaan, maka akan memperoleh beberapa manfaat. Salah satu manfaat tersebut adalah dapat meminimalisasi kesalahan dan kelalaian karyawan dalam melakukan pekerjaan. SOP memiliki peran sebagai standarisasi sebuah perusahaan. Artinya, SOP menjadi patokan dalam bekerja sehingga kesalahan akan berkurang. Selain manfaat tersebut, SOP juga memiliki banyak manfaat lainnya. Seperti membantu meningkatkan akuntabilitas, membantu karyawan baru untuk beradaptasi dengan pekerjaannya. Selain itu juga dapat menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas, membantu karyawan agar lebih mandiri, dan membuat pekerjaan bisa terselesaikan dengan konsisten dan efisien.

Membuat Standar Operasional Prosedur yang berkualitas tentu saja harus memiliki prinsip. Tanpa menggunakan suatu prinsip tertentu, SOP bisa jadi kehilangan fungsi utamanya, yaitu menjadikan pekerjaan seefektif mungkin. Prinsip-prinsip tersebut diantaranya adalah konsistensi, komitmen, perbaikan berkelanjutan, bersifat mengikat, dan terdokumentasi dengan baik.

Itulah beberapa informasi tentang SOP perusahaan yang perlu Anda ketahui. Sebagai seorang yang berkiprah di dunia HR, Anda memang dituntut untuk memiliki wawasan dan kompetensi yang cukup dalam pengelolaan SDM perusahaan.

Membangun SOP Operasional UMKM di SekolahUMKM.com

SOP membantu bisnis memiliki cara kerja yang jelas dan konsisten, terutama ketika jumlah pekerjaan dan anggota tim mulai bertambah. Di SekolahUMKM.com, Anda dapat mempelajari manajemen operasional, penyusunan sistem kerja, pengelolaan SDM, pemasaran, keuangan, dan berbagai aspek bisnis lainnya melalui kelas, video, modul, dan materi praktis. Dengan Rp50.000/bulan, Anda dapat belajar sesuai kebutuhan untuk mulai membangun sistem kerja yang lebih rapi dan tidak terlalu bergantung pada owner.

Kesimpulan

SOP bukan sekadar dokumen berisi langkah-langkah pekerjaan, tetapi pedoman agar pekerjaan dapat dilakukan secara konsisten, terukur, dan tidak bergantung sepenuhnya pada kebiasaan masing-masing karyawan. SOP yang baik membantu mengurangi kesalahan, memperjelas tanggung jawab, memudahkan karyawan baru beradaptasi, dan menjaga kualitas pekerjaan.

Karena itu, pembuatan SOP perlu dimulai dari memahami proses kerja yang sebenarnya, menyusun alur yang jelas, melibatkan pihak yang menjalankannya, kemudian melakukan sosialisasi, pelatihan, dan evaluasi. SOP juga perlu diperbaiki ketika proses bisnis berubah agar tetap relevan dan benar-benar digunakan sebagai sistem kerja.

FAQ: Pertanyaan yang Paling Sering Diajukan

Apakah UMKM yang hanya memiliki sedikit karyawan perlu membuat SOP?

Perlu, terutama untuk pekerjaan yang dilakukan berulang dan berpengaruh langsung terhadap operasional bisnis. SOP tidak harus panjang atau rumit. UMKM dapat memulainya dari proses yang paling penting dan sering menimbulkan kesalahan.

Siapa yang sebaiknya membuat SOP perusahaan?

SOP sebaiknya disusun dengan melibatkan pihak yang memahami proses pekerjaan secara langsung. Owner atau manajemen dapat menentukan standar dan tujuan, sementara karyawan yang menjalankan pekerjaan dapat memberikan informasi mengenai alur kerja yang sebenarnya.

Apakah semua pekerjaan harus dibuatkan SOP?

Tidak harus sekaligus. Prioritaskan pekerjaan yang rutin, memiliki risiko kesalahan tinggi, melibatkan beberapa orang, atau sangat memengaruhi pelanggan dan operasional. Setelah SOP utama berjalan, proses lainnya dapat dikembangkan secara bertahap.

Bagaimana mengetahui apakah SOP yang dibuat sudah efektif?

Lihat apakah pekerjaan menjadi lebih konsisten, kesalahan berkurang, tanggung jawab lebih jelas, dan karyawan dapat menjalankan pekerjaan tanpa selalu bergantung pada arahan owner. Jika masih sering terjadi masalah yang sama, SOP perlu dievaluasi dan diperbaiki.

Mengapa SOP perlu dievaluasi dan diperbarui?

Karena proses bisnis dapat berubah. Perubahan karyawan, teknologi, produk, alur pelayanan, atau cara kerja dapat membuat SOP lama tidak lagi sesuai. SOP sebaiknya diperbarui ketika terdapat perubahan yang memengaruhi proses kerja agar tetap relevan.

Penulis

Yudha Adhyaksa, founder SekolahUMKM dan mantan bankir Asia dengan pengalaman 12 tahun di 4 bank internasional. Keahliannya mencakup tata kelola korporasi, manajemen risiko, ekspor-impor, financial crime, dan transformasi proses bisnis. Melalui SekolahUMKM, ia membawa standar bisnis korporasi ke UMKM agar berkembang dengan sistem bisnis yang kuat.